為規(guī)范各類會議的有序組織和管理,確保會議召開的質(zhì)量和效率,使工作溝通更加順暢,結(jié)合基金會實際,特制定本辦法:
一、會議組織
1.凡是會議,必有準(zhǔn)備:永遠(yuǎn)不開沒有準(zhǔn)備的會議,在會議前,必須把會議材料提前發(fā)給與會入員,與會人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備,不能進(jìn)了會議室才開始思考。沒有準(zhǔn)備好的會議必須取消。
2.凡是會議,必有主題：開會必須要有明確的會議目的,為會議準(zhǔn)備的資料,必須顯示會議主題。會議的主題,要事先通知與會人員。
3.凡是會議,必有紀(jì)律:主持人在會議前要宣布會議紀(jì)律,對遲到早退人員和開小會私下討論的行為要提出批評。對在會上脾氣惡劣和攻擊他人行為進(jìn)行嚴(yán)肅批評，會后要進(jìn)行談話。
4.凡是會議,必有議程:在會議之前要有明確清楚的會議議程,會議組織人員要在下發(fā)會議通知時告知各參加會議的人員,使他們能了解會議的目的、時間和內(nèi)容,使他們能有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料。
5.凡是會議,必有結(jié)果,開會的目的就是解決問題,會議如果沒有達(dá)成結(jié)果,將是對時間的浪費。所以,每個人都要積極的參與到會議議程中來,會議主持人設(shè)置時間提醒，會議中有權(quán)利打斷那些偏離會議主題的冗長發(fā)言。會議的決議要形成記錄，必要的要形成會議紀(jì)要。沒有確認(rèn)的結(jié)論,可以另外再討論,達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論,馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。
6.凡是開會，必須守時：設(shè)定時間,準(zhǔn)時開始,準(zhǔn)時結(jié)束。
7.凡是開會,必有記錄:要有準(zhǔn)確完整的會議記錄,每次會議要形成決議,會議的各項決議必須有具體執(zhí)行人員及完成期限,如此項決議的完成需要多方資源,必須在決議記錄中明確說明,避免會后互相推諉,影響決議的完成。
8.凡是散會,必有追蹤:建立會議事后追蹤程序，會議每項決議都要有跟蹤、督導(dǎo)檢查,如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整,確保各項會議決議都能完成。
二、會議分類
9.理事會會議
10.理事長辦公會議
11.黨支部會議
12.秘書處（擴大）會議
13.例會會議
理事會會議、理事長辦公會議、秘書處（擴大）會議、由綜合部負(fù)責(zé),主要職責(zé)：
（1）會議的通知、會議資料的收集、整理及根據(jù)要求發(fā)放給所有參會人員、會場安排；
（2）做好會議記錄,控制會議進(jìn)程；
（3）整理會議紀(jì)要、監(jiān)督并跟蹤會議決定事項的執(zhí)行情況；
（4）會議所有準(zhǔn)備及跟蹤情況向秘書長直接匯報；
參會人員：基金會負(fù)責(zé)人、理事、基金會全體工作人員（由于出差或是其他原因不能參會,應(yīng)提前向基金會請假,會后需認(rèn)真學(xué)習(xí)會議內(nèi)容,有意見和建議及時與主持人反饋溝通）。
三、會議要求
14.會議組織者應(yīng)提前30分鐘將會場布置到位,收集所有會議材料,做好會前準(zhǔn)備。
15.所有參會人員應(yīng)嚴(yán)格按照會議通知時間準(zhǔn)時到達(dá)會場,不得無故缺席,并認(rèn)真做好會議記錄,確因有事不能到會的,應(yīng)提前至少2小時向會領(lǐng)導(dǎo)請假批準(zhǔn)。
16.與會人員應(yīng)嚴(yán)格按照會議內(nèi)容撰寫發(fā)言提綱,匯報時應(yīng)簡明扼要,思路清晰；
17.會場應(yīng)保持安靜,認(rèn)真聽會,手機必須處于振動、靜音或關(guān)機狀態(tài),確實需要，必須到會場外撥打、接聽電話。
18.會上允許持有不同觀點和保留意見,但一旦在會上形成決議,無論個人同意與否都應(yīng)該認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
19.會議記錄人員應(yīng)在會議當(dāng)天整理形成會議紀(jì)要,由參會人員簽字確認(rèn)后上報領(lǐng)導(dǎo)審核,印制發(fā)送各與會人員及涉會人員。
20.所有參會人員務(wù)必著裝樸素大方,黨員需佩戴黨徽。
四、會議跟蹤
21.對于會議上分配的工作,由秘書處及時跟進(jìn)督促,嚴(yán)格按照會議精神督查工作進(jìn)展及執(zhí)行情況.
22.跟進(jìn)結(jié)果要嚴(yán)格按照會議決議中時間節(jié)點執(zhí)行,執(zhí)行結(jié)果及時反饋給基金會秘書處。
五、會議紀(jì)律
23.遲到、無故不參加會議、會議期間隨意進(jìn)出和無故離會者，會議主持人要提醒，有令不止者，會后進(jìn)行約談，并取消全年評選優(yōu)秀資格。
24.會議期間手機沒有按要求開靜音或振動者,會議主持人要提醒;
25.沒有按規(guī)定時間完成工作、不落實或落實不力者，取消其部室及個人評選優(yōu)秀資格，并約談有關(guān)部室負(fù)責(zé)人，通報批評;
26.會議沒準(zhǔn)備資料或應(yīng)付了事者,主持人要提出批評，下次會議仍然令行不止者，要進(jìn)行約談并通報批評。