一、會計核算制度
(一)本基金會執行《民間非營利組織會計制度》,依法進行會計核算,建立健全內部會計監督制度,保證會計資料合法、真實、準確、完整。
(二)本基金會每年1月1日至12月31日為業務及會計年度。以人民幣為記賬本位幣,發生涉及接受外幣捐贈業務時,以實際結匯率折合為記賬本位幣金額入賬。
(三)本基金會配備具有專業資格的會計人員,實行會計、出納分工負責制,做到相互分離,相互制約和監督,不得一人辦理貨幣資金業務的全過程。會計人員調動工作或離職時,必須與接替人員辦理交接手續。
二、預算管理
(一)基金會根據實際情況,按照年度工作計劃和任務,本著資源統籌規劃、保障工作重點、收入支出協調的原則,堅持勤儉辦事的方針,編制年度財務預算。
(二)各部門根據年度工作計劃,編制各項目的“收入”、“業務活動成本”、“管理費用”等預算初稿,經秘書長審核后,形成年度財務總預算。財務總預算經理事長辦公會審議批準后執行。
(三)各部門在編制年度預算時,收入預算參考上年預算執行情況及業務發展計劃合理預測制定,業務活動成本和管理費用根據項目特點和工作計劃本著量入為出、厲行節約的原則,按基金會費用標準或工作量測算編制。
(四)各部門須嚴格執行財務預算,除因工作計劃、工作內容有較大調整,或者人員發生較大變化,需要通過預算調整程序核準新的預算外,一般不予以調整。在年內季末和年末,財務人員應總結、分析預算執行情況及存在的問題,提出改進意見,報秘書長。預算執行情況納入各部門的業績考核。
三、會計崗位職責
(一)編制和執行預算、財務收支計劃、開源節流,有效地使用資金。
(二)進行成本費用預測、計劃、控制、核算和分析,督促有關部門降低消耗、節約費用。
(三)建立健全核算制度,利用財務會計資料進行活動分析。
(四)按照國家會計制度的規定,記賬、復賬、報賬做到手續完備,數字準確,賬目清楚。
四、出納崗位職責
按照《會計法》等有關法律規定和《民間非營利組織會計制度》以及本基金會《內控制度》,負責辦理本單位的現金收付、銀行結算等有關賬務,保管庫存現金、有價證券、財務印章及有關票據工作。主要工作職責有:
(一)做好現金的日常管理及收付工作,保證現金收付的正確性和合法性。
(二)每天工作日結束前,及時盤點庫存現金并與有關報表和憑證進行核對,做到帳實、帳表、帳證、帳帳相符。
(三)嚴格執行現金管理制度和結算制度,根據基金會規定的費用報銷和收付款審批手續,辦理現金及銀行結算業務。
(四)根據審核無誤的收、付款原始憑證,填制記賬憑證,記賬憑證的內容必須填寫齊全、規范,附有原始憑證。填制會計憑證的字跡必須清晰、工整并正確使用會計科目。要妥善保管會計憑證,應按編號順序,折疊整齊,按月打印、裝訂記賬憑證,加蓋封面、封底、蓋章歸檔。
(五)根據稅務局納稅申報要求,按時進行納稅申報。
(六)負責銀行賬戶的日常結算,銀行存款日記賬做到日清月結,月末與銀行核對存款余額,不符時編制《銀行存款余額調節表》。
(七)及時清理賬目,督促因公借款人員及時報賬,杜絕個人長期欠款。
(八)每月配合人事編制好工資表,每月25日將工資發放到每位員工;做到及時準確,不得無故延誤。
(九)保管好現金、各種印章、空白支票、空白收據及其他證券,對于現金和各種有價證券,要確保其安全和完整無缺,如有短缺,要負責賠償,對于空白收據和空白支票必須嚴格管理,專設登記薄登記,認真辦理領用注銷手續。保險柜密碼要保密,保管好鑰匙,不得轉交他人。
五、資金和票據的管理
(一)本基金會的銀行預留印鑒分別由專人保管。由秘書處保管法定代表人名章,出納負責保管財務專用章,出納必須按照會計業務內容的審核要求填寫支票和匯款單,并交秘書處復核無誤后,由秘書處加蓋法定代表人名章,出納加蓋財務專用章后辦理支出業務。
(二)本基金會的捐贈統一收據由收據管理負責人保管,出納領用收據時必須在登記冊領用欄簽字,本收據使用完畢后,要及時將存根聯交回收據保管負責人,由收據保管負責人校驗后雙方在登記冊簽字,由收據管理負責人歸檔。
(三)每筆捐贈收入必須開具財政部監制的“山東省公益事業捐贈票據”,由經辦人簽字,并加蓋財務專用章。每月由會計對當月開具的收據進行復核并與賬核對,保證現金及時、準確入賬,做到收據收入與賬面收入數相符。
(四)支票領用,必須同時由經辦人、秘書處和會領導的簽字方可簽發。支票簽發,必須據實填寫日期、用途和金額。壹仟元以上的對公開支,除特殊原因外一律使用支票。
六、收入管理
(一)基金會的收入來源主要包括:
1.組織募捐的收入;
2.自然人、法人或其他組織自愿捐贈;
3.投資收益;
4.基金和資產增值收益;
5.其它合法收入。
(二)分類核算捐贈收入與捐贈以外其他收入。
(三)根據各項收入性質嚴格劃分限定性收入和非限定性收入,各項收入均納入年度總預算統籌計劃。
(四)全部收入必須納入財務部門統一管理。
(五)根據捐贈者意愿,設立的專項基金,分別記賬,統一管理。
七、支出管理
(一)按照理事長辦公會批準的年度預算和規定的開支范圍、標準執行救助支出和費用支出,并嚴格按照捐贈協議安排救助計劃;建立健全各項支出管理和審批制度。
(二)支出的審批管理
1.符合下列情況之一的,由執行部門填寫《濟南市殘疾人聯合會直屬單位特殊事項支出審批表》,經負責人審核簽字,報分管領導審批后,財務部撥款。
(1)購置價值5000元以上辦公設備、專用設備;
(2)一次性支出資金超過20000元;
(3)固定資產處置;
(4)一次性支出資金50000元以上的,需經市殘聯黨組會(或市殘聯理事長辦公會)審議;
(5)一次性支出資金10萬元(含)以上,需經理事長辦公會審議方可報業務分管領導審批。
(6)一次性支出資金20000元以下,由執行部門填寫《濟南市殘疾人福利基金會審批表》,經財務部門及秘書處審核簽字,報會領導審批后,財務部撥款。
八、財務報銷及流程
(一)經費報銷實行“一支筆”審簽制,由基金會法定代表人負責有關經費的審簽。
(二)經辦人在報銷時,應嚴格執行本基金會財務經費報銷管理辦法,出具有關批件或項目協議依據,認真填寫相應報銷單,所附原始憑證必須做到單位名稱、品名、數量、單價和金額等項目記載清楚、完整,并在所有票據正面簽字。
(三)報銷時間:每周一、周四下午。特殊情況除外。
(四)報銷流程:報銷人→整理、粘貼單據并在報銷單經辦人處簽字→部門負責人審核簽字→秘書長審核簽字→法定代表人審核簽字→財務部門報銷。
九、會計檔案管理
(一)基金會的會計憑證、會計賬簿、會計報表、會計文件和其他有保存價值的資料,均應歸檔。
(二)會計憑證應按月、按編號順序每月裝訂成冊,由會計及有關人員簽名蓋章(包括制單、審核、記賬、主管),指定專人歸檔保存,歸檔前應加以裝訂。
(三)會計報表按時歸檔,專人保管,并分類填制目錄。
(四)會計檔案不得攜帶外出,凡查閱、復制、摘錄會計檔案,須經理事長批準。
十、財務報告編制、財務分析與財務監督
(一)財務分析與財務監督是認識、掌握財務活動規律,提高財務管理水平和資金使用效益,維護財經紀律,促進事業健康發展的重要手段。
(二)財務分析的主要內容包括:預算執行情況,資金運用情況,成本(費用)情況,財產物資的使用、管理情況等。財務管理部門應結合項目管理和服務特點,建立科學、合理的財務分析指標。通過分析,反映業務活動效果,并將分析結果及時反映給秘書處,為其進行決策提供科學、可靠的依據。
(三)財務管理部門要通過收支審核、財務分析等,對財務收支、資金運用、財產物資管理等情況進行監督檢查。對違反國家財政、財務制度和財經紀律的行為,要及時予以制止、糾正,性質比較嚴重的,要向領導及有關部門報告,并按有關規定嚴肅處理。
(四)基金會向市殘聯每季度報送會計報表。
(五)接受市殘聯對基金會資金管理使用情況進行抽查,發現問題,及時糾正。
(六)本會財務活動嚴格遵守國家法律法規,依法接受國家政府部門和社會公眾的監督;接受第三方會計師事務所的審計;基金會理事會換屆和法定代表人離任前,應當進行換屆審計和離任審計。審計和監督內容主要包括:
1.財務收支真實性、合法性和效益性;
2.國有資產安全、完整和保值增值情況;
3.債權債務情況;
4.單位內部控制制度建立和執行情況;
5.財經紀律執行情況。